امروزه صاحبان کسب و کارها و مدیران سازمان‌ها بر این امر واقف هستند که استفاده از سیستم حضور و غیاب، بهترین راه برای افزایش بهروری و مدیریت زمان کارکنان است. امروزه شاهد تنوع زیادی از دستگاه‌های حضور و غیاب در بازار هستیم که با بهرمندی از تکنولوژی روز دنیا (از جمله هوش مصنوعی و نور ساختار یافته) کمک بسزایی در راستای مدیریت بهینه منابع انسانی دارد. استفاده از دستگاه‌های ساعت زن نه تنها از بروز اشتباهات انسانی جلوگیری می‌کند، بلکه امکان بهبود عملکرد پرسنل و جلوگیری از هدر رفت وقت را فراهم می‌کند. با ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان علاوه بر افزایش بهره‌وری می‌توان مدیریت زمان را بهبود بخشید. اما در استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب، به مانند سایر تکنولوژی‌ها و سیستم‌ها ممکن است با چالش‌ها و خطاهایی مواجه شوید که امری طبیعی به شمار می‌رود. در ادامه قصد داریم به بررسی مهمترین خطاها و مشکلات دستگاه حضور و غیاب و راه حل‌های آن بپردازیم.
1. خواندن صحیح اثر انگشت
یکی از رایجترین مشکلاتی که کاربران دستگاه‌های ساعت زنی اثر انگشتی با آن مواجه هستند ناخوانا بودن اثر انگشت و عدم ثبت تردد آنها است. دلایل مختلفی می‌تواند منجر به بروز این مشکل شود که در ادامه به مهمترین آنها خواهیم پرداخت.
- آلودگی و کثیفی سنسور دستگاه: در صورتی که دستگاه در محلی نصب شود که در معرض مستقیم گرد و غبار و سایر آلودگی‌ها باشد، عملکرد سنسور دستگاه با مشکل مواجه می‌شود. هرگونه آلودگی بر روی سطح سنسور مانع از تماس دقیق و کامل سطح انگشت با سنسور شده و الگوی اثر انگشت به درستی شناسایی نمی‌شود. اما امروزه شاهد ارائه دستگاه های اثر انگشتی هستیم که نیاز به تماس مستقیم انگشت با سنسور نیست و تا حدود زیادی این مشکل حل شده است. از جمله دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی نانوتایم مدل XFACE260
- خشکی یا رطوبت بیش از حد پوست انگشت: بسیاری از افراد دارای پوست خشک هستند یا در محیط کار با موادی سر و کار دارند که سطح پوست انگشت بسیار خشک شده ( هرچند استفاده از مواد شوینده و ضدعفونی کننده نیز منجر به خشکی پوست سر انگشت می‌شود) و در چنین مواردی نیز سنسور دستگاه قادر به تشخیص صحیح الگوی اثر انگشت نیست. عموما این مشکل در فصول سرد سال که رطوبت هوا کمتر است به وفور دیده می‌شود. همچنین اگر انگشت پرسنل مرطوب یا آغشته به روغن و سایر آلودگی‌ها باشد احراز هویت با مشکل مواجه می‌شود.
- آسیب دیدگی یا تغییرات در پوست انگشت: برخی از بیماری‌های پوستی، آسیب دیدگی یا سوختگی‌های روی پوست انگشت مانع از شناسایی صحیح اثر انگشت می‌شود. همچنین برخی از افراد ممکن است به طور ژنتیکی دارای اثر انگشت ضعیفی باشند، با توجه به اینکه اکثر دستگاه‌ها به طور همزمان از چندین روش احراز هویت پشتیبانی می‌کنند می‌توانید از روش شناسایی چهره یا کارت تردد برای این افراد استفاده کنید.
- عدم قرارگیری صحیح انگشت روی سنسور: در صورتی که انگشت دست به درستی روی سنسور دستگاه قرار نگیرد و یا فشار لازم بر روی سنسور وارد نشود عملیات شناسایی باغ مشکل مواجه می‌شود.
- عدم کالیبراسیون صحیح دستگاه: سنسور دستگاه را می‌توان با استفاده از گزینه‌های موجود در منوی دستگاه به درستی کالیبره کرد تا حساسیت مورد نیاز را داشته باشد. در صورت عدم کالیبراسیون صحیح فرآیند احراز هویت با مشکل مواجه می‌شود.
راه‌حل:
- تمیز کردن سنسور: سنسورهای اثر انگشت را به طور مرتب با یک پارچه نرم و خشک تمیز کنید تا از دقت و عملکرد آنها اطمینان حاصل کنید.
- استفاده از روش جایگزین: در صورتی که پرسنل شما دارای اثر انگشت ضعیف هستندبهتر از روش‌های جایگزین مانند کارت تردد یا شناسایی چهره استفاده کنیم.
- تنظیمات دستگاه: تنظیمات کالیبره بودن دستگاه را چک کنید و در صورت نیاز با کارشناسان مربوطه تماس گرفته تا تنطیمات دستگاه را به درستی انجام دهند. برای اطمینان از کارایی بالای دستگاه‌های حضور و غیاب خود، به طور منظم آنها را بررسی و نگهداری کنید.
2. عدم هماهنگی دستگاه با نرم‌افزار حضور و غیاب
در برخی موارد به دلیل عدم ارتباط صحیح نرم افزار حضور و غیاب با دستگاه، ممکن است مشکلاتی برای کاربران پیش آید. به عنوان مثال درست ست نشدن شیفت‌های کاری یا اینکه افراد به شیفت کاری درستی اختصاص داده نشوند. گاهی اوقات این مشکلات به دلیل عدم آگاهی از نحوه کار کردن با نرم افزار است.
راه‌حل:
- بروزرسانی نرم افزار : همیشه سعی کنید از آخرین ورژن نرم افزار استفاده کنید تا مشکلات احتمالی رفع شده باشد.
- آموزش کارکنان: نحوه استفاده صحیح از دستگاه و نرم افزار را به پرسنل خود آموزش دهید تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
- پشتیبانی فنی: در صورت بروز مشکلات جدی، با تیم پشتیبانی فنی تماس بگیرید تا مشکل را به صورت حرفه‌ای برطرف کنند.
3. مشکلات سخت افزاری
برخی از اختلالات سیستم حضور و غیاب، به دلیل مشکلات و نقص سخت افزاری دستگاه است که به دلایل متعددی از جمله نوسانات برق، وجود رطوبت در محیط، ضربه به دستگاه و … ایجاد می‌شود.
راه‌حل:
- نگهداری و چک کردن سلامت دستگاه: بهتر است به صورت دوره‌ای به تمیز کردن و نگهداری دستگاه حضور و غیاب بپردازید تا در صورت بروز هرگونه مشکل مطلع شوید. برای تعمیرات تخصصی و تعویض قطعه دستگاه بهتر است به مرکز تعمیرات دستگاه حضور و غیاب معتبر مراجعه نمائید. تا در صورت نیاز، قطعات معیوب را با قطعات اصلی و جدید جایگزین کنید.
نانوتایم تخصصی ترین مرکز فروش و ارائه خدمات پس از فروش و تعمیرات انواع دستگاه حضور و غیاب.
4. مشکلات شبکه و ارتباطات
با توجه به اینکه در برخی از سازمان‌ها دستگاه کنترل تردد در شبکه سازمانی قرار می‌گیرد، هرگونه مشکل در عملکرد شبکه می‌تواند منجر به اختلال در عملکرد دستگاه حضور و غیاب موجود در شبکه شود.
راه‌حل:
- بررسی پیکربندی شبکه: در صورتی که دستگاه شما در شبکه قرار دارد، پیش از هر چیزی شبکه درون سازمانی را چک کنید تا در صورت وجود مشکل آن را برطرف کنید. همچنین تنظیمات شبکه دستگاه را با دقت بررسی کرده و از صحت آنها اطمینان حاصل کنید. و در صورت عدم توانایی در حل مشکل، با تیم پشتیبانی فنی تماس بگیرید.
5. عدم ثبت و نمایش تردد پرسنل در گزارشات
این مشکل به دلایل مختلفی ممکن است رخ دهد که مهمترین آنها عبارتند از:
- پرسنل در گروه کاری خود قرار نگرفته اند.
- عدم اختصاص پرسنل به شیفت کاری
- عدم ثبت حکم، قرارد و احکام کاری پرسنل در نرم افزار
- تاریخ شروع کار و ثبت تردد پرسنل همخوانی ندارد
6. علت عدم فراخوانی اطلاعات دستگاه از طریق کابل USB چیست؟
این مشکل دلایل متعددی دارد از جمله، خرابی پورت USB یا استفاده از کابل یو اس بی معیوب یا فلش مموری که دارای پیکربندی مناسب نیست. برای شروع کار شما نیاز به یک فلش مموری با فرمت FAT32 خواهید داشت. ( با اتصال فلش مموری به سیستم کامپیوتری و راست کلیک روی آن در قسمت Properties براحتی می‌توانید فرمت فلش خود را چک کنید) توجه: در صورتی که فرمت فلش مموری شما غیر از FAT32 بود باید فرمت فلش شما مطابق با تصویر زیر به FAT32 تغییر کند. (با فرمت فلش، کلیه اطلاعات روی فلش پاک خواهد شد، در صورت نیاز به اطلاعات روی فلش آنها را در محلی ذخیره نمائید.)
7. چرا همه ی تردد ها در دستگاه به حالت ورود ثبت می‌شود؟
در صورتی که حالت دستگاه تغییر داده نشود تمام تردد ها با عنوان ورود یا عنوان خروج ثبت می شوند و این موضوع مشکلی را ایجاد نمی کند. زیرا نرم افزار وظیفه ی پردازش اطلاعات را بر عهده دارد اولین تردد هر شخص در بازه‌ی شیفت را به عنوان ورود و دومین تردد شخص را خروج در نظر می گیرد.
اگر پاسخی برای مشکل شما در این مقاله نبود، خوشحال می‌شویم که سوال خود را برای ما کامنت کنید تا کارشناسان ما در اسرع وقت پاسخگوی سوالات شما باشند. همچنین می‌توانید با مراجعه به وب سایت نانوتایم و مطالعه مقاله ” رایج ترین معایب و مشکلات دستگاه حضور و غیاب و راه حل آن” اطلاعات جامع‌تری بدست آورید.
